Gesetzliche Vertreter von juristischen Personen des privaten Rechts und rechtsfähige Personengesellschaften sind gem. § 20 Abs. 1 Geldwäschegesetz (GwG) dazu verpflichtet, Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten einzuholen, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich zur Eintragung in das Transparenzregister mitzuteilen.
Als wirtschaftlich Berechtigter gelten natürliche Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle eine Gesellschaft letztlich steht oder natürliche Personen, auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung letztlich begründet wird.
Meldepflichtige Unternehmer sind juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften, mithin AG, SE, KGaA, GmbH, eingetragener Verein, eingetragene Genossenschaft und die rechtsfähige Stiftung als juristische Personen, sowie OHG, KG und PartG nach dem Partnerschaftsgesetz als eingetragene Personengesellschaften. Die GbR fällt damit mangels Eintragung nicht in den Anwendungsbereich des GwG.
Folgende Angaben sind gegenüber dem Transparenzregister zu melden:
Korrespondierend zu den Mitteilungspflichten der mitteilungspflichtigen Vereinigungen sehen die Vorschriften des GwG zudem „Angabepflichten“ der wirtschaftlich Berechtigten oder Gesellschaften, die von einem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert oder beherrscht werden, gegenüber der mitteilungspflichtigen Vereinigung vor. Dies bedeutet, dass z.B ein Gesellschafter gegenüber der Gesellschaft verpflichtet ist ihr die oben genannten Angaben zur Verfügung zu stellen.
Entfall der Mitteilungspflicht:
Das Geldwäschegesetz sieht zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands eine „Mitteilungsfiktion“ vor. Sofern die Voraussetzungen des § 20 Abs. 2 GwG vorliegen, entfällt sowohl die Mitteilungspflicht des Unternehmens als auch die Angabepflicht des wirtschaftlich Berechtigten bzw. des vom wirtschaftlich Berechtigten kontrollierten Unternehmens.
Bei börsennotierten Gesellschaften gilt die Pflicht zur Mitteilung an das Transparenzregister nach § 20 Abs. 2 S. 2 GwG stets als erfüllt.
Bei allen übrigen mitteilungspflichtigen Unternehmen entfällt die Pflicht gem. § 20 Abs. 2 GwG, wenn sich die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten bereits aus den Dokumenten und Eintragungen in öffentlichen Registern (= Handelsregister, Partnerschaftsregister, Genossenschaftsregister, Vereinsregister, Unternehmensregister) ergeben.
Hierbei handelt es sich um Beteiligungsbekanntmachungen nach § 20 AktG, Stimmrechtsmitteilungen von Emittenten nach §§ 26, 26a WpHG, Gesellschafterlisten und Handelsregistereintragungen. Meldungen sind auch dann erforderlich, wenn sich aus den Registern nur ein unvollständiges Bild der Kontrollmöglichkeiten ergibt, wie es beispielsweise bei Stimmbindungsvereinbarungen der Fall ist.
Nicht zu den öffentlichen Registern gehört das Aktienregister. Wirtschaftlich Berechtigte nicht börsennotierter Aktiengesellschaften, die sich ausschließlich aus dem Aktienregister ergeben, sind daher von der mitteilungspflichtigen Vereinigung aktiv an das Transparenzregister zu melden. Der Aktionär hat hingegen seine Angabepflicht gegenüber der Vereinigung grundsätzlich durch Eintragung in das Aktienregister erfüllt.
Bsp.:
A und B sind auf aufgrund der direkten Beteiligung wirtschaftlich Berechtigte. A und B sind gegenüber der AB-GmbH angabepflichtig, d.h. sie haben der AB-GmbH die notwendigen Angaben zur Verfügung zu stellen. Die AB-GmbH ist gegenüber dem Transparenzregister mitteilungspflichtig. Da sich die Beteiligungen von A und B aus der Gesellschafterliste der AB-GmbH, die im Handelsregister eingetragen ist, ergibt, greift die Meldefiktion. Es besteht daher keine Meldeplicht jedoch eine fortlaufende Kontrollpflicht.
Würde es sich bei der AB-GmbH um eine KG handeln, ergäbe sich die Beteiligung von A und B – soweit die eingetragene Haftsumme mit der Kommanditbeteiligung übereinstimmt – aus dem Handelsregister. Dies bedeutet jedoch im Umkehrschluss, dass bei Kommanditgesellschaften bei denen die im Handelsregister eingetragene Haftsumme nicht mit der Kommanditbeteiligung übereinstimmt, eine Pflicht zur Meldung in das Transparenzregister ergibt.
Fortlaufende Kontrolle:
Jede Gesellschaft, die in den Anwendungsbereich der neuen Regelungen des GwG zum Transparenzregister fällt, ist fortlaufend, einmal jährlich verpflichtet zu überprüfen, ob Mitteilungspflichten bestehen, entstehen und/oder ob die Mitteilungsfiktion noch greift. Um diese fortlaufenden Überprüfungspflichten erfüllen zu können, bestehen Entgegennahme-, Aufbewahrungs- und Aktualisierungspflichten hinsichtlich aller potenziell mitteilungs- oder angabepflichtiger Angaben. Dies betrifft insbesondere aber nicht ausschließlich den Fall künftiger Veränderungen in der Beteiligungsstruktur.
Bei der Pflicht, die Angaben einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und weiterzugeben, handelt es sich um Compliance-Pflichten. Es ist daher Aufgabe des jeweiligen Leitungsorgans einer Vereinigung im Sinne des GwG, entsprechende Organisationsmaßnahmen zu etablieren, insbesondere ein effektives internes Überwachungs- und Meldewesen einzurichten. Verstöße können zu einer Haftung der Leitungsorgane führen. Es ist daher zu empfehlen, die Erfüllung der dauerhaft bestehenden Compliance-Pflichten, insbesondere die Einrichtung entsprechender Systeme sowie die Durchführung der (jährlichen) Aktualitätsüberprüfung fortlaufend hinreichend zu dokumentieren. Hierbei sollten die erforderlichen Angaben festgehalten werden und dokumentiert werden, dass ggfs. die Voraussetzungen der Meldefiktion noch vorliegen.
Sanktionen bei Verstößen:
Verstöße gegen Mitteilungs- und auch Angabepflichten sind bußgeldbewehrt. Sanktioniert werden sowohl Verstöße gegen die Informations- und Mitteilungsplicht wie auch gegen die Angabepflicht. Schon bei einfach gelagerten Fällen kann ein Bußgeld von bis zu 100.000 EUR verhängt werden. Bei schwerwiegenden, systematischen oder wiederholten Verstößen kann ein Bußgeld bis zu 1. Mio. EUR oder bis zum Zweifachen des aus dem Verstoß geahndeten wirtschaftlichen Vorteil verhängt werden.
Es ist daher zu prüfen, ob eine Meldepflicht besteht oder die Voraussetzungen der Meldefiktion vorliegen. Die Prüfung und das Ergebnis sind entsprechend zu dokumentieren.
Kosten Transparenzregister:
Für die Führung des Transparenzregisters wird eine jährliche Gebühr in Höhe von aktuell 2,50 EUR erhoben.
Für Rückfragen und Beratungsbedarf stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Gerne bieten wir Ihnen an, die Meldung im Transparenzregister für Sie zu übernehmen.
